La bureautique, beaucoup en entendent parler mais ne savent pas exactement ce que c’est que. Pour beaucoup la bureautique revient à apprendre et acquérir des compétences juste pour pouvoir travailler dans un bureau. Mais pas que ! Elle est un ensemble d’outils et de techniques à maîtriser pour améliorer sa productivité au sein d’une entreprise. Dans cet article, nous allons découvrir ensemblel’histoire de la bureautique, les outils et les débouchés à la suite d’une formation intense dans ce domaine très prisé de l’informatique.
1 – L’histoire de la bureautique :
Le terme bureautique a été utilisé pour la première fois en 1976 par un groupe de chercheurs à Grenoble. Elle désigne l’ensemble des techniques et moyens visant à automatiser les tâches de bureau, le traitement de l’information telles que la parole, l’écrit ou encore l’image.
Avant son utilisation au quotidien, le principal problème était de trouver un mot à ce terme anglicisme : << Office Automation >> . Les chercheurs devaient trancher entre “ Bureaumatique” et “Bureaucratique”. C’est par la suite qu’ils se sont tous unanimement mis d’accord sur l’usage du mot “Bureautique” pour un usage dans la langue française.
Selon l’Association des sciences et technologies de l’information (anciennement AFCET), le terme désigne l’ensemble destechniques et des outils tendant à automatiser les activités de bureau. Tout simplement, la bureautique nous porte assistance à l’accomplissement de nos activités quotidiennes au bureau.
2- Les outils de la bureautique :
Pour exécuter les tâches convenablement, il existe plusieurs outils liés à l’amélioration de la productivité au bureau. Il existe plusieurs catégories d’outils utilisés dans la bureautique tels que les outils d’organisation, de la planification, des suivis de rendez-vous ou encore de la communication interne et externe.
2.A. Les outils d’organisation ou de collaboration :
Ils sont les plus connus de par leurs usages au quotidien dans tous les domaines parmi lesquels, la suite office est plus utilisée pour gérer les tâches administratives.
- Microsoft 365 : Englobe les outils tels que Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams.
- Google Workspace : Généralement utilisé pour le travail collaboratif du fait de sa capacité à pouvoir permettre à ses utilisateurs de travailler simultanément en ligne sur un même document. Elle regroupe les outils tels que : Docs, Sheets, Slides, Meet ou encore Gmail.
- Libre Office : Une alternative Open source pour travailler de manière productive sans verser le moindre centime. Elle englobe les 6 outils suivants : Writer, Calc, Impress, Draw, Base et Math.
2.B. Les outils de gestion de projets & de planification :
Ils sont généralement utilisés pour la planification et le suivi des tâches à faire durant la gestion d’un projet. Ils permettent d’avoir une vue d’ensemble et englobante de toutes les tâches à faire avec une répartition bien précise selon l’ordre de priorité.
- Trello : Généralement connu pour ses modèles Kanban, il favorise une vue d’ensemble d’un projet avec des fonctionnalités de répartition et d’exécution des tâches entre les collaborateurs.
- Asana : Plateforme de gestion de projets en fonction du degré de priorité, de l’assignation des tâches et du suivi de celles- ci.
- Todoist : Plateforme intuitive spécialement conçue pour administrer les tâches personnelles à faire durant toute une journée.
2.C. Les outils de communication & de partage :
Elles regroupent principalement deux outils pour gérer la communication interne et externe.
- Slack : Généralement utilisé en interne, elle permet aux employés d’une société de pouvoir échanger des documents, communiquer et de créer des espaces spécialement conçus pour des espaces de Coworking virtuels.
- Microsoft Teams : Il permet d’émettre des messages instantanés, partage de fichiers et visioconférences. Il est également utilisé en externe pour une collaboration beaucoup plus fluide entre les différents partenaires.
3. Les débouchés après avoir suivie une formation en bureautique :
Après une formation en bureautique, de nombreuses perspectives peuvent s’ouvrir à vous dans les métiers courants et dans des spécialisations plus avancées. Voici une petite sélection de l’ensemble des métiers qui vous accessibles dans le marché de l’emploi :
- Secrétaire Administrative : Un poste généralement ouvert aux femmes dans les domaines de direction, médical, juridique, comptable et commercial.
- Assistant : Vous pourriez être l’assistant d’un responsable, du directeur ou encore du manager d’une structure de renommée internationale.
- Hôtesse d’accueil ou réceptionniste : Vous serez l’agent polyvalent entre les clients et la direction. Vous serez chargé d’accueillir et d’établir un lien de confiance entre le client et l’entreprise.
- Opérateur de saisie : De part vos aptitudes à pouvoir saisir et numériser un document, vous serez chargé de l’archivage et de la digitalisation des documents administratifs au sein d’une société.
- Superviseur de personnel et de soutien administratif : Vous serez chargé de la supervision d’un personnel qualifié et d’apporter votre soutien managérial au sein du personnel administratif.
Conclusion :
L’apprentissage de la bureautique est indispensable à tous les niveaux de responsabilité. Elle permet une amélioration productive de l’exécution des tâches administratives au sein d’une entreprise. En somme, suivre une formation en bureautique revient à être plus agile entre gestion administrative et productivité personnelle.
